Så behandlar vi personuppgifter

Integritetspolicy för Jämställdhetsmyndigheten

Att den personliga integriteten respekteras och att personuppgifter behandlas på ett adekvat och korrekt sätt är av största vikt.

Denna integritetspolicy (hädanefter ”Policyn”) har till syfte att övergripande redovisa hur Jämställdhetsmyndigheten behandlar de registrerades personuppgifter och hur Jämställdhetsmyndigheten värnar om registrerades integritet. Den ger även uttryck för Jämställdhetsmyndighetens syn att all behandling av personuppgifter alltid ska ske på ett rättssäkert och korrekt sätt.

Om dataskyddsförordningen (GDPR) och personuppgifter

EU:s dataskyddsförordning General Data Protection Regulation 2016/679 (hädanefter ”GDPR”) trädde i kraft den 25 maj 2018. Tillsammans med dataskyddslagen som infördes samtidigt ersätter de personuppgiftslagen, även kallad PuL, som inte längre gäller. Genom GDPR förstärks rättigheterna för den person var uppgifter har samlats inte (den registrerade), bl.a. genom att GDPR ger registrerad rätt att kräva information, insyn och att felaktigheter rättas till.

En personuppgift är enligt GDPR varje upplysning som avser en identifierad eller identifierbar fysisk person, den registrerade, med vars hjälp en person direkt eller indirekt kan identifieras särskilt genom exempelvis ett namn, ett personnummer eller annat identifikationsnummer, en lokaliseringsuppgift eller onlineidentifikator eller en eller flera faktorer som är specifika för den fysiska personens fysiska, fysiologiska, genetiska, psykiska, ekonomiska, kulturella eller sociala identitet.

Med andra ord, personuppgifter är alla typer av uppgifter som kan kopplas till en specifik registrerad person, oavsett i vilken form personuppgifterna finns, vart de presenteras eller hur de lagras.

Att behandla personuppgifter – vad innebär det?

Att behandla en personuppgift innebär att göra något med uppgiften. Det är ett vitt begrepp som kan gälla en åtgärd eller en kombination av åtgärder exempelvis samla in och registrera, lagra, bearbeta, gallra eller arkivera.

Så här behandlar Jämställdhetsmyndigheten personuppgifter

Jämställdhetsmyndigheten får bara behandla dina personuppgifter om det finns ett ändamål för behandlingen och en rättslig grund.

Regeringen bestämmer Jämställdhetsmyndighetens uppdrag, alla regeringsuppdrag bedöms vara av allmänt intresse. För att utföra uppdragen behöver myndigheten ibland behandla personuppgifter. Därför är den rättsliga grunden för majoriteten av Jämställdhetsmyndighetens behandling av personuppgifter allmänt intresse.

När myndigheten utför uppdragen utövar Jämställdhetsmyndigheten i vissa fall myndighetsutövning, exempelvis vid prövning av ansökan om statsbidrag. I dessa situationer är den rättsliga grunden att vi behandlar personuppgifter för att kunna utföra myndighetsutövning.

Om du är part i ett avtal med myndigheten, och därför lämnar dina personuppgifter, är avtalet myndighetens rättsliga grund för behandlingen av personuppgifterna.

I vissa fall ställer lag, annan förordning eller kollektivavtal krav som gör det nödvändigt för myndigheten att behandla personuppgifter. Våra rättsliga förpliktelser är då grunden för behandlingen.

Offentlighetsprincipen

Jämställdhetsmyndigheten är en statlig myndighet. Alla handlingar – med eller utan personuppgifter – som kommer in till myndigheten är därför som huvudregel allmänna handlingar som diarieförs, registreras och som vid en begäran kommer att lämnas ut om uppgifterna inte omfattas av sekretess. Detta styrs av offentlighetsprincipen som är grundläggande i offentlig förvaltning och gäller oavsett om det är digitala eller fysiska handlingar. Allmänna handlingar ska bevaras och gallras (tas bort) enligt de regler som finns i arkivlagstiftningen. Om du vill vara anonym rekommenderar vi därför att du ringer till oss eller försäkrar dig om att de handlingar du skickar in inte innehåller personuppgifter.

All behandling av personuppgifter som krävs enligt offentlighets- och sekretesslagen, arkivlagstiftningen och förvaltningslagen för en korrekt hantering av myndighetens allmänna handlingar, som sker med stöd av GDPR anses nödvändig av hänsyn till ett viktigt allmänt intresse.

Så här behandlar Jämställdhetsmyndigheten personuppgifter vid prenumeration av nyhetsbrev

Jämställdhetsmyndigheten behandlar personuppgifter i samband med anmälan om prenumeration av nyhetsbrev. Behandlingen sker för att Jämställdhetsmyndigheten ska kunna administrera prenumerationen och skicka ut informationen. Den rättsliga grunden är att fullgöra det avtal som ingåtts i samband med anmälan som prenumerant.

Så här behandlar Jämställdhetsmyndigheten personuppgifter  i övriga fall

 Vid anmälan om utsett dataskyddsombud

Jämställdhetsmyndigheten behandlar personuppgifter om utsett dataskyddsombud för att kunna administrera anmälan om dataskyddsombud i enlighet med artikel 37 i GDPR. Den rättliga grunden för behandlingen är uppgift av allmänt intresse.

Vid förfrågningar

Jämställdhetsmyndigheten behandlar uppgifter för att kommunicera med den som lämnar in en förfrågan och för att handlägga ärendet. Den rättsliga grunden för behandlingen är, beroende på förfrågan, att myndigheten har en uppgift av allmänt intresse eller att behandlingen sker som ett led i myndighetsutövning.

Vid klagomål

Jämställdhetsmyndigheten behandlar uppgifter för att kommunicera med den som lämnar in ett klagomål och för att handlägga ärendet. Den rättsliga grunden för behandlingen är att den sker som ett led i Jämställdhetsmyndigheten myndighetsutövning.

Vid anmälan om personuppgiftsincident

Jämställdhetsmyndigheten behandlar uppgifter om den som är kontaktperson för en personuppgiftsansvarig som har rapporterat in en personuppgiftsincident. Den rättsliga grunden för behandlingen är att den sker eftersom Jämställdhetsmyndigheten har en rättlig förpliktelse att anmäla vissa personuppgiftsincidenter.

Vid ansökan om statsbidrag

Jämställdhetsmyndigheten behandlar personuppgifter om kontaktperson hos den som söker om statsbidrag eller andra nödvändiga personuppgifter. Uppgifterna behandlas för att handlägga ärendet. Den rättsliga grunden för behandlingen är att den sker som ett led i Jämställdhetsmyndigheten myndighetsutövning.

Vid samverkan med andra aktörer

När Jämställdhetsmyndigheten samverkar med andra aktörer behandlas kontaktuppgifter till den person som är kontaktperson hos den/de andra aktören/aktörerna. Den rättsliga grunden för behandlingen är uppgift av allmänt intresse.

Vid anmälan till Jämställdhetsmyndigheten utbildningar eller informationstillfällen

Jämställdhetsmyndigheten behandlar personuppgifter i samband med anmälan till myndighetens utbildningar eller informationstillfällen. Behandlingen sker för att administrera anmälan, för att följa upp myndighetens utbildningar respektive informationstillfällen eller för att bjuda in till nya utbildningar respektive informationstillfällen.

Den rättsliga grunden för administrationen av anmälan är att fullgöra det avtal som ingåtts i samband med anmälan. Rättslig grund för behandlingen som sker i samband med uppföljningen eller inbjudan till nya tillfällen är uppgift av allmänt intresse.

Vid avtal med en leverantör

Jämställdhetsmyndigheten behandlar personuppgifter om en leverantörs kontaktpersoner vid slutande av avtal eller kontakt med leverantörer. Behandlingen sker för att Jämställdhetsmyndigheten ska kunna kommunicera med leverantören kring utförandet av den avtalade tjänsten eller beställning av produkt. Den rättsliga grunden för behandlingen är avtalet mellan myndigheten och leverantören.

Vid ansökan om anställning

Jämställdhetsmyndigheten behandlar personuppgifter i samband med att en ansökan om anställning skickas in till Jämställdhetsmyndigheten. Personuppgifterna behandlas för att Jämställdhetsmyndigheten ska kunna administrera ansökningarna och tillsätta tjänsten. Den rättsliga grunden för behandlingen för tillsättning av tjänsten är Jämställdhetsmyndigheten myndighetsutövning och övrig behandling uppgift av allmänt intresse.

Så här behandlar Jämställdhetsmyndigheten anställdas personuppgifter

Jämställdhetsmyndigheten behandlar anställdas personuppgifter för att kunna utföra sina skyldigheter som arbetsgivare att exempelvis betala in pension till den anställde eller att redovisa skatter och sociala avgifter. Den rättsliga grunden för hanteringen av personuppgifterna för att redovisa skatter och sociala avgifter är en rättslig förpliktelse. Jämställdhetsmyndigheten kan även behöva hantera personuppgifter på grund av avtal med den anställde. Att Jämställdhetsmyndigheten har anställda som kan bidra till att utföra myndighetens uppdrag är därutöver allmänt intresse.

Kategorier av personuppgifter som behandlas

De kategorier av personuppgifter som behandlas är namn och kontaktuppgifter till enskilda som vänt sig till myndigheten. Om ärendet i grunden avser en organisation av något slag och en kontaktperson har utsetts för organisationen behandlas namn och kontaktuppgifter till kontaktpersonen. Ärenden som registreras får ett diarienummer.

I handlingar och meddelanden som skickas in till Jämställdhetsmyndigheten förekommer ofta andra typer av personuppgifter. Dessa uppgifter hanteras endast genom att handlingen läggs in i det aktuella ärendet. Uppgifterna registreras inte särskilt och uppgifterna i den inkomna handlingen görs inte sökbara.

Hantering av känsliga personuppgifter

Ibland skickas känsliga personuppgifter in till myndigheten. Dessa uppgifter behandlas för att ärendet ska kunna handläggas, uppgifterna hanteras dock endast genom att handlingen läggs in i det aktuella ärendet. Uppgifterna registreras inte särskilt och uppgifterna i den inkomna handlingen görs inte sökbara. Rättslig grund för behandlingen är viktigt allmänt intresse.

Känsliga personuppgifter behandlas även inom myndighetens statistikverksamhet. Av dataskyddslagen framgår att känsliga personuppgifter får behandlas om behandlingen är nödvändig för statistiska ändamål och samhällsintresset av det statistikprojekt där behandlingen ingår klart väger över den risk för otillbörligt intrång i enskildas personliga integritet som behandlingen kan innebära. Rättslig grund för behandlingen av känsliga personuppgifter i statistikprojekt är därför att behandlingen sker för ett statistikändamål där samhällsintresset klart överväger risken för otillbörligt intrång i enskilds personliga integritet.

Myndigheten behandlar anställdas känsliga personuppgifter så som personnummer, facklig tillhörighet eller hälsostatus. Behandling sker eftersom myndigheten har rättsliga förpliktelser gentemot anställd exempelvis när en anställd är ansluten till fackförbund eller är sjuk. Myndigheten kan därutöver, enligt kollektivavtal och interna styrdokument, sluta enskilda överenskommelser med vissa anställda och måste därför enligt kollektivavtal efterfråga facklig tillhörighet i det fall detta är aktuellt.

Rättslig grund för behandlingen är att myndigheten ska kunna fullgöra sina skyldigheter eller utöva sina rättigheter inom arbetsrätten.

Hur får myndigheten dina personuppgifter?

Vanligen lämnar en person själv sina personuppgifter till myndigheten. Det gäller exempelvis när du besöker vår webb, skickat ett mail till oss eller prenumererar på vårt nyhetsbrev. Det gäller också om du skickat post till myndigheten eller lämnar handlingar till oss vid ett besök och i handlingarna anger en personuppgift.

Jämställdhetsmyndigheten får även personuppgifter vid ansökan om statsbidrag som hanteras av myndigheten.

För att kunna utföra våra regeringsuppdrag eller uppfylla våra rättsliga förpliktelser enligt exempelvis lag, annan förordning eller kollektivavtal måste vi i vissa fall även själva hämta in personuppgifter.

Vem kan ta del av personuppgifterna?

Enbart de medarbetare på Jämställdhetsmyndigheten som behöver ta del av personuppgifter för att utföra sina arbetsuppgifter har rätt att ta del av uppgifterna.

Förutom de utlämnanden av personuppgifter som Jämställdhetsmyndigheten behöver göra till följd av offentlighetsprincipen (se ovan under rubriken Offentlighetsprincipen) använder sig Jämställdhetsmyndigheten i vissa fall av personuppgiftsbiträden. De personuppgiftsbiträden som anlitas får endast behandla personuppgifter i enlighet med de ändamål och instruktioner som Jämställdhetsmyndigheten har lämnat för behandlingen. Biträdet och de som agerar under biträdets ledning får vidare aldrig ta del av mer uppgifter än vad som krävs för utförande av den tjänst som avtalet med Jämställdhetsmyndigheten omfattar. När personuppgifter ska behandlas av ett personuppgiftsbiträde upprättas ett så kallat personuppgiftsbiträdesavtal. Jämställdhetsmyndigheten använder exempelvis personuppgiftsbiträden för olika typer av IT-tjänster.

Hur länge sparas dina personuppgifter?

Jämställdhetsmyndigheten behandlar dina personuppgifter så länge det är nödvändigt med hänsyn till ändamålet. Personuppgifterna kommer sedan att gallras eller bevaras enligt reglerna i arkivlagstiftningen.

Som statlig myndighet är utgångspunkten enligt arkivlagstiftningen att myndigheten ska bevara allmänna handlingar. Jämställdhetsmyndigheten följer dessa regler om bevarande och gallrar allmänna handlingar i enlighet med gällande gallringsregler och beslut. Personuppgifter som inte ingår i en allmän handling sparas endast så länge de är nödvändiga för de ändamål som de behandlas för. Handlingar som inte är att ses som allmänna är exempelvis utkast till beslut och minnesanteckningar som inte har arkiverats. När ett ärende har slutbehandlats görs en bedömning av vad som enligt arkivlagstiftningen ska bevaras i ärendet. Handlingar som innehåller personuppgifter och som inte ska bevaras raderas eller rensas på personuppgifter.

Ansökningshandlingar som inte avser den som har fått en tjänst eller person som har överklagat tillsättningsbeslutet gallras två år efter att anställningsbeslutet vunnit laga kraft. Spontanansökningar som inte avser någon utlyst tjänst gallras omedelbart, alternativt, efter att kontakt tagits med den som skickat in ansökan.

Handlingar av ringa eller tillfällig betydelse gallras i regel direkt eller senast efter två månader.

Personuppgifter om prenumeranter av nyhetsbrev raderas vid avslutad prenumeration.

Personuppgiftsansvarig

När Jämställdhetsmyndigheten behandlar dina personuppgifter är myndigheten personuppgiftsansvarig. Det innebär att vi bestämmer ändamålen för behandlingen och ansvarar för att dina personuppgifter behandlas lagligt och korrekt. Vi ska kunna visa för Datainspektionen, vilket är den myndighet som utövar tillsyn på området, att GDPR följs.

Dina rättigheter som registrerad

Som registrerad har du flera rättigheter. Om du som registrerad hos Jämställdhetsmyndigheten vill utöva dina rättigheter eller har frågor som rör myndighetens behandling av dina personuppgifter kan du vända dig till myndighetens dataskyddsombud på e-post info@jamy.se. Ange i ärenderaden att e-posten är riktat till dataskyddsombudet.

Rätt till tillgång

Du kan begära att få ett besked om huruvida Jämställdhetsmyndigheten behandlar personuppgifter som rör dig och i så fall få en kopia av dessa – ett så kallat registerutdrag – tillsammans med viss närmare information.

Rätt till rättelse

Om du anser att personuppgifterna som rör dig är felaktiga eller ofullständiga kan du begära att få uppgifterna rättade eller kompletterade.

Rätt att göra invändningar

När Jämställdhetsmyndigheten behandlar personuppgifter för att kunna utföra arbetsuppgifter av allmänt intresse eller inom ramen för sin myndighetsutövning har du rätt att när som helst invända mot behandlingen. Om Jämställdhetsmyndigheten inte kan visa att det finns tvingande, berättigade skäl att fortsätta att behandla uppgifterna måste Jämställdhetsmyndigheten upphöra med behandlingen.

Rätt till begränsning av behandling

Du har i vissa fall, till exempel om du har invänt mot behandlingen, möjlighet att kräva begränsning av behandlingen av dina personuppgifter. Genom att begära en begränsning har du, i vart fall under en viss tid, möjlighet att stoppa Jämställdhetsmyndigheten från att använda uppgifterna annat än för att exempelvis försvara rättsliga anspråk. Du kan även hindra myndigheten från att radera uppgifterna, till exempel om du behöver uppgifterna för att kräva skadestånd.

Rätt till radering (“rätten att bli bortglömd”)

Du kan i vissa fall få dina personuppgifter raderade. När dina personuppgifter behövs för att Jämställdhetsmyndigheten ska kunna fullgöra sitt uppdrag eller framgår av en allmän handling har Jämställdhetsmyndigheten ingen möjlighet att radera uppgifterna.

Rätt till dataportabilitet

Om Jämställdhetsmyndigheten behandlar personuppgifter om dig i automatiserad form för att uppfylla ett avtal har du i vissa fall möjlighet att få ut personuppgifter som rör dig för att använda dessa på annat håll, exempelvis överföra uppgifterna till en annan personuppgiftsansvarig.

Om du har synpunkter på Jämställdhetsmyndighetens behandling av dina personuppgifter

Du har möjlighet att lämna synpunkter på Jämställdhetsmyndighetens behandling av dina personuppgifter. Beslut som myndigheten meddelar i egenskap av personuppgiftsansvarig med anledning av att du utövar dina rättigheter enligt ovan, får överklagas till allmän förvaltningsdomstol.

Har du klagomål på Jämställdhetsmyndighetens handläggning kan du göra en anmälan till Riksdagens ombudsmän (Justitieombudsmannen, JO). Vill du kräva skadestånd kan du framföra ditt krav direkt till Jämställdhetsmyndigheten eller väcka talan i allmän domstol. Du kan också ansöka om skadestånd hos Justitiekanslern som handlägger anspråk på ersättning enligt skadeståndslagen och GDPR.

Om du vill lämna synpunkter till myndigheten, invända mot en behandling eller begära ut uppgifter vänder du dig till myndighetens dataskyddsombud på info@jamy.se, ange i ärenderaden att e-posten är riktat till dataskyddsombudet. Alternativt kan du skicka ett brev till: Jämställdhetsmyndigheten, Box 73, 424 22 Angered. Märk kuvertet med ”Jämställdhetsmyndighetens dataskyddsombud”.

Du är även mycket välkommen att vända dig till myndigheten för andra frågor om myndighetens hantering av personuppgifter på samma sätt som anges ovan.

LÄS MER

 

Senast uppdaterad: 12:44 - 26 nov, 2020